Integritetsinformation
ScheduleWithLess är ett verktyg för personalplanering — schema, bemanning och tillgänglighet — som tillhandahålls av Test. Den här texten förklarar vilka personuppgifter som behandlas i tjänsten, varför, hur länge, och vilka rättigheter du har (dataskyddsförordningen, artikel 13 och 14).
Texten vänder sig till medlemmar: de som loggar in i tjänsten för att planera, läsa schemat eller svara på sin tillgänglighet — och till den personal som står i planen.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är Test: den bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas. Organisationsnummer [organisationsnummer], postadress [postadress]. Den tekniska driften sköts åt organisationen av en leverantör, som är dess personuppgiftsbiträde och i sin tur anlitar de underbiträden som räknas upp nedan.
Vilka uppgifter som behandlas, och varför
Medlemmar: namn och e-postadress för inloggningen — namnet står också i verifieringsloggen när du ändrar planen; lösenordet, lagrat bara som hash; tvåstegsnyckel och reservkoder, lagrade krypterade; pågående inloggningar med tidpunkt, IP-adress och webbläsare; engångslänkar för inbjudan och lösenordsåterställning, lagrade som hash. Uppgifterna kommer från den som bjöd in dig, från dig och från din webbläsare.
Säkerhetshändelser: inloggningar, misslyckade försök, spärrar, lösenordsbyten, tvåstegshändelser, utloggningar, hämtning av egna uppgifter, begäran om radering samt vägrade åtgärder — med tidpunkt, e-postadress och IP-adress. Spärren mot gissning lagrar en hash av adress eller IP-adress med ett räkneverk. Besökare som inte loggar in: när någon prövar en fel uppstartskod eller en stängd del av inloggningen, eller spärras efter för många försök från samma IP-adress, sparas tidpunkten och IP-adressen — utan e-postadress och utan organisation — i 400 dagar; ett anrop mot en stängd del av inloggningen högst en gång per IP-adress och timme.
Planen: det planeraren lägger in om personalen — namn, roller och behörigheter i arbetet, schema och pass, frånvaro och, när organisationen använder den delen, löneuppgifter, som bara den som får ändra planen ser. Varje medlem svarar själv på sin egen tillgänglighet. Det du anger — när du kan jobba och vilka lediga pass du kan ta (Jag kan) — ser bara du och den som planerar; när ett pass går till någon får de andra som ville ha det veta att det är tillsatt, men inte till vem. Den som har rollen Ekonomi ser bara månadens sammanställning när den är låst — timmar, övertid, OB och frånvaro per person, för lönen. Personalen ser bara det publicerade schemat: namn, anställning och behörigheter, inte planerarens anteckningar, och andras sjukfrånvaro bara som frånvaro. Uppgifterna kommer från planeraren och från dig.
Notiser i telefonen (frivilligt): slår du på dem sparas en adress hos din webbläsares notistjänst — Googles, Apples, Mozillas eller Microsofts, beroende på webbläsare — kopplad till ditt konto och din organisation. När någon frågar om du kan ta ett pass skickas en tom signal dit; texten hämtar telefonen själv från tjänsten, inloggad, så notistjänsten ser att en signal skickas men inte vad den gäller. Adressen tas bort när du slår av notiserna, när du lämnar organisationen eller raderas, och när notistjänsten säger att den inte längre gäller.
Ärenden från personalen: en sjukanmälan, en ledighetsansökan eller ett förslag om byte sparas i organisationens plan med dagarna, typen och tiden det lämnades. En sjukanmälan är en uppgift om hälsa och bär aldrig någon anledning eller fritext. Den syns bara för dig och för dem som planerar; ett byte syns också för kollegan det gäller. Loggen får bara en kontrollsumma, inte vad ärendet gäller. Ett ärende sparas i 30 dagar efter sin sista dag. Sedan kan den som planerar radera det, och det raderas också när du lämnar organisationen eller raderas. Ärendena följer med i kopian av dina uppgifter.
Utskrifter och utskick: var och en kan skriva ut det schema hen ser och spara det som PDF eller Excel, och den som planerar kan skicka det med e-post till medlemmar i organisationen. Ett schema till personalen bär det publicerade schemat med samma uppgifter som personalen ser i appen: andras sjukfrånvaro bara som frånvaro, och inga belopp. Rapporter med timmar, övertid, frånvarons orsak och kostnader tas bara fram av dem som får ändra planen, och skickas bara till dem; den som har rollen Ekonomi tar ut den låsta månadsrapporten. Filen sparas inte i appen; den finns hos mottagarna och, under överföringen, hos e-posttjänsten. Varje utskick står i verifieringsloggen med vem som skickade, till vilka konton och en kontrollsumma av filen, aldrig innehållet.
Nya lösenord kontrolleras mot kända läckor via tjänsten Have I Been Pwned. Bara de fem första tecknen av en hash av lösenordet lämnar servern — aldrig lösenordet, din adress eller din IP-adress.
Rättslig grund
Medlemmens konto, inloggningarna, säkerhetshändelserna, spärren och engångslänkarna behandlas med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f): organisationens intresse av att personalen kan arbeta i tjänsten, och av informationssäkerhet (artikel 32). Planen behandlas för att organisationen ska kunna planera arbetet: för anställda för att fullgöra anställningsavtalet och arbetsgivarens skyldigheter (artikel 6.1 b och c), annars med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f) [bekräfta med jurist]. Verifieringsloggen behandlas med stöd av berättigat intresse: att kunna visa vem som ändrade vad i planen, och när. Inget automatiserat beslutsfattande förekommer: planen görs alltid av en människa, och inga profiler byggs.
Hur länge
Inloggningar: högst 12 timmar från inloggningen, och utloggad efter 2 timmar utan aktivitet — organisationen kan korta tiderna, aldrig förlänga dem; utgångna rader gallras automatiskt. Engångslänkar: inbjudan 72 timmar, lösenordsåterställning 60 minuter, en gång. Spärr mot gissning: 24 timmar efter senaste försök. Tvåstegsnyckel och reservkoder: tills du byter dem, de nollställs, eller kontot tas bort. Säkerhetshändelser: 400 dagar, sedan raderas de automatiskt. Kontot: så länge du är medlem — vid radering tas lösenord, tvåstegsnyckel, inloggningar, länkar och säkerhetshändelser bort, och namn och adress ersätts med en anonym markör. Kvar i säkerhetsloggen blir bara beviset på att kontot raderats: ett internt id, utan adress och IP-adress, i 400 dagar. Planen: så länge organisationen behöver den; planeraren tar bort det som inte längre behövs [bekräfta rutin]. Verifieringsloggen är hashkedjad och raderas inte: ditt namn står därför kvar i de poster du skrev, också efter att kontot raderats [bekräfta lagringstid med jurist]. Databasens historik, som gör att den kan återställas, behåller raderade uppgifter i upp till 7 dagar.
Mottagare och personuppgiftsbiträden
Vercel (drift av appen): all trafik till och från tjänsten, och driftloggar med IP-adress och anropade adresser; serverfunktionerna körs i Frankfurt (EU). Neon (databas): hela databasen och dess säkerhetskopior; Frankfurt (EU). Resend (e-post): mottagaradress, ämne, brödtext och bilagor i varje mejl appen skickar; skickas från EU (Irland). Leverantören har personuppgiftsbiträdesavtal med Vercel, Neon och Resend, som ingår i deras villkor. Alla tre är amerikanska bolag, och uppgifterna kan också behandlas i USA. Överföringen dit sker med EU:s standardavtalsklausuler och med EU–US Data Privacy Framework där bolaget är certifierat [bekräfta]. Inga uppgifter säljs eller lämnas ut för marknadsföring.
Dina rättigheter
Tillgång, kopia och dataportabilitet (artikel 15 och 20): som medlem hämtar du dina uppgifter som en maskinläsbar JSON-fil under Inställningar → Säkerhet → Ladda ner mina uppgifter. Vill du ha uppgifterna i annan form, eller det planen säger om dig, kontakta organisationen.
Radering (artikel 17): som medlem begär du radering under Inställningar → Säkerhet; ägaren eller en administratör utför den inom en månad. Den siste ägaren måste först lämna över ägarrollen. Verifieringsloggen raderas inte: den bevaras för att kunna visa vem som ändrade vad (artikel 17.3 e) [bekräfta med jurist].
Rättelse (artikel 16), begränsning (artikel 18) och invändning mot behandling som stöds på berättigat intresse (artikel 21): kontakta organisationen på adressen nedan. Ditt namn ändrar du själv under Inställningar → Säkerhet; e-postadressen byts av organisationen, som tar bort den gamla inloggningen och bjuder in den nya adressen [bekräfta rutin]; historiska poster i loggen behåller namnet som det stod då. Vi svarar inom en månad. Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.
Kakor
Tjänsten använder bara kakor som är nödvändiga för att den ska fungera — inga för analys, statistik eller marknadsföring, och därför ingen samtyckesruta. Alla är märkta så att de bara skickas krypterat, inte kan läsas av skript i sidan och inte följer med till andra webbplatser. I webbläsarens lokala lagring sparas bara ett val: om den rörliga bilden bakom inloggningssidorna är pausad. Det sparas när du trycker på pausknappen, står kvar tills du trycker igen eller rensar webbläsarens lagring, och innehåller ingen uppgift om dig.
- __Host-swl.session_token
- Din inloggning: en signerad slumpkod utan uppgifter om dig. Högst 12 timmar, förlängs aldrig; tas bort vid utloggning.
- __Host-swl.two_factor
- Steget mellan lösenordet och koden ur appen. Cirka 10 minuter; tas bort när koden godkänts.
- __Host-swl-locale
- Ditt val av språk, svenska eller engelska — eller, tills du väljer, språket i länken du loggade in med. 1 år.
- __Host-swl.reset_link
- Bär lösenordslänkens engångstoken från mejlet till sidan där du väljer lösenord, så att den inte hamnar i webbläsarens historik (bara administrationen). 1 timme; tas bort när lösenordet sparats.
Så skyddas uppgifterna
All trafik krypteras (https, HSTS). Lösenord lagras som hash, och tvåstegsinloggning krävs av varje medlem. Tvåstegsnycklar och reservkoder är krypterade i databasen. Inloggningsförsök spärras efter upprepade fel. Verifieringsloggen är hashkedjad och kan inte ändras i efterhand. Du får ett meddelande med e-post när ditt lösenord byts, tvåstegsinloggningen nollställs, nya reservkoder skapas eller dina inloggningar avslutas.
Texten kan ändras när tjänsten ändras eller lagen kräver det. Väsentliga ändringar meddelas medlemmarna med e-post [bekräfta rutin].
Kontakt
Frågor om personuppgifter, och en begäran enligt ovan, ställs till adressen nedan. Vi svarar inom en månad.